Welcher Betrieb kennt es nicht?

Ein besonders hoher Verbrauch an Büromaterial, Beschäftigte mit erstaunlichen Zeitkonten, die kaum anzutreffen sind, nicht zu erklärende Differenzen in Kassen oder bei Inventuren oder auch Wettbewerber, die immer wieder bei Ausschreibungen zum Zuge kommen… die Bandbreite ist nahezu unbegrenzt.

Jetzt mag man sagen: „OK, das sind ja alles Bagatellen.“ Aber: wo liegt die Grenze für derartige Bagatellen?

Fakt ist: Handeln im beruflichen bzw. geschäftlichen Umfeld hat manchmal ein „Geschmäckle“. Und wenn dieser (Bei-)Geschmack häufiger auftritt, kann er durchaus ansteckend wirken.

Denn derartige Verhaltensweise finden zwangsläufig Nachahmer, wenn sie – zumindest eine Zeit lang – erfolgreich laufen. Dabei gibt es immer einen Grundgedanken:

Warum soll ich der Einzige sein, der sich an die Spielregeln hält, während alle Anderen die „Abkürzungen“ nehmen?

Es besteht also die Gefahr, dass derartiges Verhalten einen Flächenbrand auslösen kann. Und genau an diesem Punkt ist es für Unternehmen wesentlich, sich mit dem Thema Hinweisgebersystem näher auseinander zu setzen.

Die Vermeidung finanzieller Schäden ist allerdings nur ein Aspekt, warum Unternehmen ein Hinweisgebersystem einführen.

Stellen Sie sich die 3 unangenehmsten Sachverhalte vor, zu denen Sie Ihre Kunden oder Geschäftspartner informieren müssten… Aber egal, was es ist: Ihr Image, Ihre Integrität im Markt leidet bei so etwas immer!

Damit sind wir bei dem Hauptgrund, warum Unternehmen Hinweisgebersysteme einführen: der Schutz der eigenen Reputation, des eigenen Image!

IhrEN Hinweisgeber-SERVICE anfragen

Das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen

sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden

… so der offizielle, aber zugleich etwas sperrige Titel des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Dieses Gesetz ist seit dem 02.07.2023 für Unternehmen mit 250 und mehr Beschäftigten in Kraft. Für Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigte gilt eine Übergangsfrist bis zum 17.12.2023.

Was hat es nun mit diesem Gesetz auf sich? Wozu werden Unternehmen verpflichtet?

1. Alle Unternehmen ab einer Größenordnung von 50 Beschäftigten MÜSSEN ein Hinweisgebersystem einrichten.
2. Dieses System MUSS mindestens einen Kanal für Meldungen (schriftlich, mündlich oder Beides) und daraus resultierenden Folgemaßnahmen enthalten.
3. Das Hinweisgebersystem kann unternehmensintern oder (im Wege der Auslagerung) extern von einem Dritten für das Unternehmen betrieben werden.
4. Über dieses System sollen Hinweise zu nahezu allen Arten von Fehlverhalten im Unternehmen gegeben werden.

Wer soll Hinweise geben können?

Hier sind primär Arbeitnehmer und Beschäftigte des Unternehmens (unabhängig von der Art der Anstellung) zu nennen. Aber auch Lieferanten, Dienstleistern, Mitarbeitern von Geschäftspartnern oder sonstigen Dritten muss das System zugänglich gemacht werden.

Sind diese Hinweisgeber dann geschützt?

Eindeutig JA, wenn es auf Basis verfügbarer Informationen einen hinreichenden Grund zu der Annahme gibt, dass ein Fehlverhalten vorliegt.

Wie sieht ein derartiger Schutz aus?

Ein Schutz des Hinweisgebers entfaltet sich in zwei Richtungen:

a) durch Wahrung der Vertraulichkeit bzw. Möglichkeit der Anonymität bei der Abgabe von Hinweisen und

b) durch einen Schutz vor Repressalien bis hin zu Zugang zu Rechtsbehelfen sowie einen Anspruch auf Entschädigung.

Wir setzen Ihr Hinweisgebersystem um!

Basierend auf unserer langjährigen und tiefgehenden Erfahrung mit der Einführung von Compliance-Systemen und der Durchführung von internen Ermittlungen haben wir VINF® entwickelt:

DEN HINWEISGEBER-SERVICE FÜR DEN MITTELSTAND.

Was leistet VINF®?

Basierend auf unserer über 20-jährigen Erfahrung im Compliance-Umfeld sowie in der Durchführung interner Ermittlungen haben wir VINF® entwickelt:

• • Vollständige Abbildung der rechtlichen Anforderungen
  • Sicherstellung des Hinweisgeberschutzes durch unternehmensunabhängige Stelle
  • Minimaler Vorbereitungsaufwand für das Unternehmen
  • „schrankfertige“ Lieferung gesetzlich erforderlicher Unterlagen
  • Keinerlei IT-Umsetzungen erforderlich und damit einfachste Integration
  • Keine Ressourcenbindung im Unternehmen
  • Einfache Handhabung für Hinweisgeber
  • Transparente Kosten

und das selbstverständlich DSGVO-konform

Was beinhaltet VINF®?

Wir agieren quasi als „ausgelagerte“ interne Meldestelle gemäß § 12 HinSchG. Damit gehen folgende Leistungen einher:

• • Bereitstellen von drei anonymen/streng vertraulichen Meldekanälen (portalbasiert – in Kooperation mit unserem Partner LegalTegrity, telefonisch und persönlich)
  • Entgegennahme und Erstprüfung der Hinweise
  • Kommunikation mit dem Hinweisgeber
  • Kontaktstelle für externe Nachfragen
  • Durchführung interner Untersuchungen
  • Berichterstattung

Da aber die Methodik bekanntermaßen nur die „halbe Miete“ ist, unterstützen wir Sie im Rahmen des ergänzend buchbaren Pakets VINF® plus bei der Einführung des Systems:

• • Workshops mit Geschäftsleitung und Führungskräften
  • Informationsveranstaltungen für die Belegschaft
  • Entwurf einer internen Richtlinie/Anweisung
  • vorbereitende Kommunikation (E-Mails, Aushänge zur Vorankündigung)