Im ersten Teil unseres Blogs haben wir uns mit den datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen eines Einsatzes von Mitarbeitern im Home Office auseinandergesetzt. Im weiteren Verlauf soll es nun praktisch werden.
Welche Schutz-/Sicherungsmaßnahmen können ergriffen werden?
Arbeitnehmer, die ihrer Tätigkeit in einem Home Office nachgehen und bei ihrer täglichen Arbeit mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, sollten die DSGVO unbedingt beachten. Andernfalls können erhebliche Strafen und Geldbußen für das Unternehmen die Folge sein. Bei einem heimischen Arbeitsplatz sollte daher berücksichtigt werden:
- Der Arbeitsplatz sollte sich in einem separaten Zimmer befinden, so dass man diesen abschließen kann.
- Auch betriebliche Unterlagen sollten in einem Schrank abgeschlossen aufbewahrt werden.
- Werden Laptops, PCs oder sonstige IT-Ausstattung zur Verfügung gestellt, dürfen diese nicht privat genutzt werden.
- Festplatten, USB-Sticks und sonstige externe Datenträger sollten verschlüsselt werden. Hierzu können die MS Windows-„Bordmittel“ oder separate Tools verwendet werden.
- Das Betriebssystem sollte immer mit einem sicheren Kennwort versehen werden.
- E-Mails und sonstige elektronische Daten sollten nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt werden.
- Arbeitnehmer, die mit ihrer Familie oder Mitbewohnern zusammenleben, sollten auch beim kurzzeitigem Verlassen den PC sperren.
- Es ist betrieblich zu untersagen, berufliche E-Mails auf private E-Mail-Postfächer weiterzuleiten.
- Betriebliche Unterlagen mit sensiblen Informationen sollten entsprechend zu vernichten sein.
- Falls Notebooks oder Smartphones/Tablets für die Arbeit im Home Office durch den Arbeitgeber gestellt werden, sind diese üblicherweise mit einem aktuellen Virenscanner sowie einer Software-Firewall ausgerüstet. Die dort vorgenommenen Einstellungen dürfen nicht umgangen werden.
- Sofern eigene, private Hardware im Home Office genutzt wird („Bring your own device“- BYOD), sollte sich der Arbeitgeber die Installation und Aktualität von Virenscanner und Firewall schriftlich bestätigen lassen.
Auch wenn sich der Arbeitsplatz des Mitarbeiters zeitweilig nicht im Betrieb befindet, entbindet dies den Arbeitgeber nicht von seinen Kontrollpflichten. Hierzu kann auch zählen, dass sich der Arbeitgeber von der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben persönlich durch Zugang zur Wohnung des Arbeitnehmers überzeugt. Eine schriftliche Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer VOR Aufnahme der Home Office-Tätigkeit ist daher im Sinne der Klarheit und Nachvollziehbarkeit sehr zu empfehlen.
Welche Tools können einen Home Office-Einsatz erleichtern?
Arbeiten von Zuhause kann effizient gesteuert werden, sofern die entsprechenden Instrumente zur Verfügung stehen.
Die nachfolgende Übersicht soll einen Überblick zu verfügbaren Tools geben, die ein Arbeiten von Zuhause erleichtern (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
| Kommunikation | |
| Slack | https://slack.com/intl/de-de/ |
| Microsoft Teams | https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software |
| Circuit | https://www.circuit.com/de |
| Videokonferenz | |
| Zoom | https://zoom.us/de-de/meetings.html |
| Skype | https://www.skype.com/de/ |
| Experte.de – Online-Meeting | https://www.experte.de/online-meeting |
| Projektmanagement / Aufgabenplanung | |
| Asana | https://asana.com/de |
| Trello | https://trello.com/de |
| Datentransfer | |
| Wetransfer | https://wetransfer.com/ |
| Cloud-Dienste |
Zusammenarbeit im Home Office
Arbeitet man von Zuhause, wechselt der persönliche Kontakt mit dem Kollegen/der Kollegin zu einer digitalen Zusammenarbeit. Genauso wie im Büro, sollten auch bei digitalen Meetings bestimmte „Spielregeln“ gelten, die eine Zusammenarbeit erleichtern. Dabei gilt die alte Grundregel: erst wenn ein Vieraugengespräch bzw. einfaches Telefonat nicht ausreicht, sollte ein Video-Meeting oder eine Telefonkonferenz anberaumt werden.
Welche Regeln sollten für Online-Meetings / Telefonkonferenzen beachtet werden?
1. Teilnehmerzahl begrenzen: Welches Team-Mitglied ist unabdingbar, damit das Meeting zum Erfolg wird? Diese Frage hat oberste Priorität, denn nur diese Menschen sollten auch eingeladen werden. Faustregel: Mehr als acht Teilnehmer sollten es nicht sein. Unnötig aufgeblähte Treffen führen zu schlechteren Ergebnissen. In Meetings mit mehr Teilnehmenden entsteht schnell eine Vortrags-Atmosphäre, in der einer das Wort ergreift und nicht wieder abgibt. Ideen werden so nicht ausreichend besprochen und es entstehen Konflikte. Andererseits können Themen aber auch totgeredet werden und das Meeting frisst unnötig viel Zeit.
2. Agenda vorbereiten und teilen: Damit jede Teilnehmerin und Teilnehmer über den Ablauf des Meetings und die Themen Bescheid weiß, sollte vor dem Treffen eine Agenda aufgesetzt und beispielsweise per E-Mail verschickt werden. Die Team-Mitglieder bekommen so schon im Vorfeld die Möglichkeit, sich zu bestimmten Fragen zu informieren oder wichtige Antworten vorzubereiten. Eine Agenda erhöht anfangs zwar den Aufwand, ist während der Durchführung jedoch von enormen Vorteil. Im Idealfall enthalt eine Meeting-Agenda nicht mehr als fünf Punkte. Niemand will zwei Stunden in einem Meeting verbringen. Zudem wirken lange Agenden entmutigend und werden oft nicht durchgelesen. Die Faustregel: Wer ein Meeting einberuft, sollte auch in der Pflicht sein, die Agenda vorzubereiten.
3. Zeitblöcke setzen: Damit ein Meeting nicht länger als notwendig dauert und Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht Gefahr laufen, Folgetermine abzusagen oder aus dem Treffen zu verschwinden, bevor ein Ergebnis zustande kam, sollten klare Zeitblöcke definiert werden. Diese klaren Blöcke helfen dabei, die Zeit effizient und effektiv zu nutzen. Merke: Meetings sind kein Kaffeekränzchen.
4. Protokoll führen: In Meetings sollte ein Protokoll geführt werden, das wichtige Beschlüsse – idealerweise begründet – inklusive aller daraus resultierenden Handlungsanweisungen festhält. So lassen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die es betrifft, im Nachgang leicht über die Ergebnisse informieren. Zudem verhindert das Protokoll Missverständnisse durch unterschiedliche Erinnerungen und jede Person weiß genau, was sie oder er zu tun hat. Jedoch gilt: Auch ein Protokoll sollte – wie eine Agenda – nicht allzu ausufernd sein, da es sonst häufig nicht mehr gelesen wird. Stichpunkte sind besser als Fließtexte, Namenskürzel besser als ausgeschriebene Namen. Außerdem sollte im Protokoll immer nachvollziehbar sein, wer was zu wem gesagt hat – zumindest, wenn es um inhaltlich sehr Relevantes geht. Das wichtigste Element eines Protokolls ist nicht, was im Meeting gesagt wurde, sondern wer nach dem Meeting welche Aufgaben hat.
5. Video statt Telefonat: Noch anstrengender als ein klassisches Meeting im Büro ist ein Telefoncall. Hier ist es wesentlich schwieriger, alle Stimmen zuzuordnen. Außerdem werden Botschaften, die über Körpersprache übermittelt werden, nicht erkannt. Teilnehmerinnen und Teilnehmer sollten deshalb besser per Videochat kommunizieren. Fast jedes Notebook verfügt über eine integrierte Kamera und ein Mikrofon. Wer an einem feststehenden PC arbeitet, benötigt zusätzlich eine externe Webcam und Kopfhörer mit einem Mikrofon. Wer im Homeoffice nur über ein leistungsschwaches WLAN verfugt, ist manchmal besser beraten, sich direkt per Ethernet-Kabel ins Internet einzuloggen. Die IT-Abteilung des Unternehmens kann bei Bedarf sicherlich eines bereitstellen.
6. Netiquette einhalten: Es gibt Verhaltensweisen, die ein Gespräch unnötig schnell zum Konflikt aufbauschen. Dazu zählt beispielsweise, andere nicht ausreden zu lassen. Das ist unhöflich und führt vor allem in digital durchgeführten Meetings zu Verwirrung, weil individuelle Einwürfe sich oft nicht leicht zuordnen lassen. Auch sollten Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer eine konkrete Frage stellen, wenn eine Position nicht verstanden wurde: „Ich habe deine Position so verstanden, dass… – liege ich damit richtig?“ wäre ein Beispiel. Des Weiteren sind Belehrungen oft nicht zielführend. Sie vermitteln Arroganz und rufen so eher Abwehrverhalten anstelle von gesteigertem Interesse hervor. Empathie ist bei digitaler Kommunikation wichtig.